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Controle de aluguel: Qual é o melhor e mais prático jeito de fazer?

Utilizar um programa de controle de aluguel representa um enorme diferencial para empresas e profissionais do setor imobiliário, seja para acompanhamento de aluguel mês a mês ou na administração de aluguel de temporada.

Essa solução oferece inúmeras ferramentas para enfrentar os obstáculos que aparecem na rotina daqueles que atuam nesse segmento. Algumas vantagens são a integração das tarefas e o aumento na produtividade. 

No conteúdo a seguir, você aprenderá como fazer um bom controle de aluguel com um sistema otimizado. Acompanhe!

Controle de aluguel: como funciona e por que vale a pena

Ter um sistema de controle de aluguel auxilia na gestão aprimorada dos contratos, na integração de atividades diferentes e para aumentar a produtividade. Também facilita a aproximação do relacionamento com o cliente. 

Nesse aspecto, uma plataforma de gestão de aluguel funciona para melhorar os processos da empresa e resolver as dificuldades da rotina empresarial. Para fazer uma organização eficiente, o sistema precisa conter informações como:

  • características do imóvel;
  • informações do inquilino;
  • valores cobrados;
  • datas como data de vencimento;
  • data de pagamento realizado.

Como um programa de controle de aluguel pode aprimorar a gestão imobiliária?

Homem com camisa social azul clara fazendo controle de aluguel, sem usar um programa próprio e prático para isso

Agora que você já entende melhor como o controle de aluguel funciona e para que serve, confira os principais benefícios de utilizar um programa, ou software, de gestão imobiliária. 

Melhoria na gestão de contratos 

Um software de controle de aluguel permite a gestão da dos contratos com mais eficiência, já que oferece algumas funcionalidades específicas.

Com o suporte desse programa, os clientes podem fazer uso de um ambiente desenvolvido especialmente para atendê-los, com autonomia para emitir e pagar boletos. 

Também há a emissão de notas fiscais automática, o que exclui a necessidade de realizar tarefas repetitivas. 

Outra vantagem é que o locador conta com um ambiente inteiramente digital para obter informações referentes à declaração do IR (Imposto de Renda).

Maior produtividade do seu time 

Com os ganhos de praticidade e ordenamento de tarefas, os programas de gestão imobiliária contribuem para o profissional nutrir o relacionamento com os clientes. 

Isso aumenta as possibilidades de prospectar novos negócios, além de se atualizar sobre as oportunidades na região. 

Informações acessíveis a todo momento 

Mais um ponto que contribui para o uso dessa ferramenta é a praticidade em acessar informações cruciais para o controle de aluguel. Com o software, é possível reunir dados da imobiliária, como taxas administrativas, de modo fácil e transparente. 

Esse recurso também possibilita a visualização dinâmica das carteiras, das garantias, dos seguros e relatórios com informações sobre inadimplência. 

Integração de tarefas e processos 

Fazer o controle de aluguel por meio de um programa possibilita agregar atividades em um único ambiente, a fim de organizar todos os processos inerentes a esse controle. 

Assim, o profissional ganha otimização de tempo, pois não precisa mais entrar em diferentes sistemas para realizar suas funções.

Como o acesso à plataforma pode ser feito por meio da Internet, as equipes conseguem visualizar informações com total segurança, de forma padronizada, de onde estiverem. 

Envio automatizado de boletos aos inquilinos 

Com o software de controle de aluguéis, a tarefa de notificar e encaminhar boletos aos inquilinos se torna ainda mais fácil, rápida e ágil. 

Também possibilita enviar avisos sobre contratos que estão próximos do vencimento, notificações sobre reajustes nos valores dos aluguéis e outras informações relevantes. 

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Auxílio nos processos financeiros 

Quem busca maior controle sobre o que entra e sai do negócio imobiliário, precisa adquirir uma plataforma de gestão imobiliária. Esse sistema engloba todos os setores da empresa, especialmente o financeiro, aumentando a eficiência dos processos. 

Assim, integra-se as informações sobre movimentações financeiras em um só espaço, bem como os valores de aluguéis recebidos, quais contas devem ser pagas, comissões e vencimentos de colaboradores. 

Evolução no relacionamento com o cliente 

Outra vantagem das ferramentas de controle de aluguel, são as ferramentas disponíveis para melhorar o relacionamento com o cliente. Esse tipo de sistema permite um aprimoramento na comunicação entre inquilinos e locadores. 

Consequentemente, os clientes se sentirão mais confortáveis com sua organização, mais próximos e mais confiantes. Desse modo, a satisfação e fidelização é mais garantida. 

Por que um software de controle de aluguel é melhor que planilha de imóveis?

Homem escrevendo em papeis, em vez de usar o notebook ao lado dele para fazer controle de aluguel do melhor jeito, via software

Inicialmente, utilizar uma planilha para controle de pagamento do aluguel pode ser uma boa opção, quando não há nenhum outro tipo de controle. 

Entretanto, as planilhas do Excel grátis podem sair caras com o tempo, afinal, você precisará investir tempo organizando todas as informações importantes manualmente.

Um software de controle de aluguel de imóveis é especializado e portanto mais organizado, próprio para esta finalidade. Além de ter automações que as planilhas simples não têm.

Razões para usar um programa de controle de aluguel

Utilizar recursos para automatizar atividades repetitivas da rotina imobiliária facilita o trabalho. Com um programa de controle de aluguel, as empresas economizam tempo e conseguem realizar tarefas de modo rápido e intuitivo. 

Com essa tecnologia, é possível gerir informações importantes, otimizando a execução de projetos e garantindo o cumprimento dos prazos. Outros motivos para você usar um software de gestão no controle de aluguéis são:

  • gestão de pagamentos; 
  • controle de valores e recibos; 
  • acompanhamento mês a mês; 
  • comparação entre propriedades; 
  • identificação mais fácil dos lucros;
  • características dos imóveis;
  • controle de despesas;
  • controle de inadimplência;
  • espelho da carteira dos clientes;
  • gráfico da evolução financeira;
  • relatórios gerenciais; 
  • área do locador para extrato;
  • área do cliente para 2ª via de boleto;
  • envio de nota fiscal automática.

Como um software de controle de aluguel de imóveis pode ajudar o seu negócio?

Duas pessoas à mesa num ambiente comercial. Sobre a mesa está um pequeno vaso de plantas, um copo de café com tampa, um caderno de anotações, e dispositivos como notebook e tablet. As pessoas simbolizam estar fazendo controle de aluguel via software de controle

Depois de conhecer as vantagens de um software de gestão imobiliária, o controle de aluguel, você deve estar se perguntando qual sistema é o mais indicado para seu negócio. 

O software para imobiliárias da Widesys é o melhor e mais completo sistema de gestão do mercado. Ele possibilita a emissão do contrato, geração de boletos aos inquilinos, repasse aos proprietários e otimização de outros inúmeros processos. 

Seja para um corretor ou para uma imobiliária, o sistema é totalmente adaptável às suas necessidades. Veja algumas das principais funções dessa ferramenta:

  • contratos: preenchimento de contratos automático, a partir de um contrato-modelo;
  • alertas: avisos automáticos de reajuste de contrato, garantias, seguros a vencer e vencidos;
  • área do cliente: ambiente para os clientes com boletos para inquilinos e extrato para os proprietários;
  • notificações: avisos por e-mail com o boleto de aluguel e repasses ao proprietário;
  • checklist: controle de todas as pendências inerentes ao início ou rescisão de um contrato;
  • gerencial: ambiente com as principais informações da imobiliária, além do resumo das receitas e despesas;
  • notas fiscais: envio das notas fiscais diretamente do sistema para a prefeitura;
  • baixa automática: baixa automática no sistema assim que um pagamento é identificado;
  • notificações de repasse: envio automático do extrato de repasse ao proprietário por e-mail;
  • anexo de documentos e comprovantes: anexagem de comprovantes e documentos referentes ao pagamentos de despesas e repasses ao proprietário;
  • DIMOB: geração do arquivo DIMOB para envio ao contador ou RF (Receita Federal).

Conheça o melhor software para controle de aluguel e garanta a qualidade Widesys na gestão do seu negócio!

Conclusão

Como você pode notar nesse conteúdo, o controle de aluguel é uma atividade indispensável a qualquer imobiliária e deve ser feito por meio de um sistema de gestão para obter uma máxima eficiência. 

Isso porque, esse software proporciona diversos recursos que otimizam o trabalho da equipe. Você também viu como os processos são automatizados com segurança. Então, se estiver em busca de um programa de qualidade, conheça o sistema de gestão da Widesys!

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