A assinatura eletrônica de contratos imobiliários é uma tecnologia inovadora que revolucionou a forma como transações e negócios imobiliários são conduzidos.
Essa solução oferece uma maneira rápida, segura e legalmente válida de assinar documentos eletronicamente, o que elimina a necessidade de imprimir, assinar à mão e escanear documentos físicos.
Neste artigo, veja como funciona a assinatura eletrônica no mercado imobiliário, seus principais benefícios e como ela tem transformado o mercado imobiliário. Vamos aprender mais?
Como funciona a assinatura eletrônica de contratos imobiliários?
A assinatura eletrônica de contratos imobiliários utiliza a criptografia e tecnologias de autenticação para garantir a integridade e autenticidade dos documentos eletrônicos.
Diferente da assinatura manuscrita, que envolve uma assinatura única e facilmente falsificável, a assinatura digital é um processo baseado em chaves criptográficas e certificados digitais.
Além disso, a autenticidade e integridade dos documentos são preservadas, o que torna a assinatura digital uma opção altamente segura e legalmente válida.
A seguir, conheça mais sobre como funciona esse tipo de assinatura digital.
O processo para a assinatura eletrônica de contratos imobiliários
Antecipadamente, o processo básico da assinatura eletrônica de contrato imobiliários pode ser dividido em alguns passos, veja:
1. Identificação do Signatário
Antes de assinar o documento, o signatário é identificado através de um processo seguro. Isso pode incluir informações como e-mail, senha, verificação de identidade, entre outros métodos seguros.
2. Criação do Hash
Um algoritmo matemático é aplicado ao documento, criando um código exclusivo conhecido como hash.
Dessa forma, esse código é único para cada documento e funciona como uma “impressão digital” do arquivo. O que permite que qualquer alteração no documento seja detectada posteriormente.
3. Criptografia e Assinatura
Com o hash criado, a assinatura eletrônica é gerada. Para isso, é usada a chave privada do signatário.
Então, essa assinatura é única e vinculada ao documento específico, garantindo que a autoria da assinatura seja inequivocamente atribuída ao signatário.
4. Registro do Certificado Digital
Continuando sobre a assinatura eletrônica de contratos imobiliários, saiba que o certificado digital do signatário é vinculado à assinatura e ao documento
Assim, essas informações são registradas em uma Autoridade Certificadora confiável.
Inclusive, você pode aproveitar esse tipo de assinatura virtual para agilizar sua Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias.
5. Verificação da Assinatura
No momento de verificação do contrato, o hash é recalculado e comparado com o hash original vinculado à assinatura digital.
Ou seja, se os hashes coincidirem, significa que o documento não foi alterado desde a assinatura.
Principais Benefícios da Assinatura Eletrônica de Contratos Imobiliários
Conheça os principais ganhos da assinatura digital de contratos imobiliários, veja:
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Segurança
A assinatura digital oferece alto nível de segurança, com criptografia robusta e autenticação do signatário. Isso reduz significativamente o risco de falsificação ou adulteração dos documentos.
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Agilidade e Eficiência
A necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear documentos é eliminada. E isso agiliza o processo de fechamento de negócios e reduz o tempo gasto em trâmites burocráticos.
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Redução de Custos
Com menos papel, tinta e impressões físicas necessárias, os custos operacionais são reduzidos, o que contribui para uma operação mais sustentável e financeiramente eficiente.
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Rastreabilidade e Auditoria
À primeira vista, todas as etapas do processo de assinatura digital de contratos imobiliários são registradas e armazenadas.
E isso permite rastrear a origem das assinaturas e facilitar auditorias futuras.
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Maior Alcance Geográfico
Com a assinatura eletrônica, os contratos podem ser assinados remotamente, o que é especialmente vantajoso quando as partes envolvidas estão em diferentes localidades.
Passo a Passo para Implantação do Sistema de Assinatura Eletrônica de Contratos
Agora, veja o passo a passo para a adoção do sistema de assinatura eletrônica de contratos imobiliários:
Passo 1: Pesquisa e Escolha da Plataforma de Assinatura Eletrônica
Pois bem, a primeira etapa para a implantação bem-sucedida da assinatura eletrônica no ramo imobiliário é pesquisar e selecionar uma plataforma confiável de assinatura digital.
Existem várias opções disponíveis no mercado.
Portanto, é fundamental avaliar suas funcionalidades, segurança, preços e suporte ao cliente antes de fazer uma escolha.
Passo 2: Conformidade Legal
Desde já, uma vez que a plataforma seja selecionada, é importante garantir que ela esteja em conformidade com as leis e regulamentos locais relacionados à assinatura digital e contratos eletrônicos.
Logo, verifique se a plataforma adere às normas de segurança, como a criptografia de dados e a identificação precisa dos signatários.
Passo 3: Treinamento dos Colaboradores
Antes de tudo, o próximo passo para ter a assinatura eletrônica de contratos imobiliários é garantir que os colaboradores da imobiliária estejam familiarizados com o sistema.
Ou seja, ofereça treinamentos adequados para que eles possam entender como utilizar a plataforma e orientar os clientes sobre o processo de assinatura.
Passo 4: Adaptação dos Contratos
Antes de iniciar o uso da assinatura eletrônica, certifique-se de que os contratos imobiliários estejam adaptados para esse formato.
Assim, garanta que todos os elementos importantes estejam presentes no documento digital, e que não haja informações faltantes ou ambiguidades.
Passo 5: Comunicação com os Clientes
Em seguida, informe aos clientes sobre a implantação da assinatura eletrônica e os benefícios que ela traz. Explique que o processo é seguro, legal e agiliza a conclusão dos negócios.
Dessa forma, os clientes se sentirão confiantes em adotar essa nova abordagem.
Passo 6: Testes e Ajustes
Antes de implementar a assinatura eletrônica em todos os contratos, faça testes internos para garantir que o processo esteja funcionando corretamente.
Então, ajuste qualquer problema identificado e verifique a eficiência do sistema.
Passo 7: Implementação Gradual
Feito isso, inicie a execução da assinatura eletrônica de contratos imobiliários gradualmente
Comece por contratos menos complexos e progrida para negócios mais significativos à medida que a equipe e os clientes ganham confiança no processo.
Inclusive, esse tipo de assinatura eletrônica pode ajudar muito na hora de fazer e/ou formalizar um contrato de locação de imóveis. Finalmente, a assinatura eletrônica de contratos imobiliários é uma tecnologia que trouxe grandes benefícios ao mercado imobiliário. Isso porque simplifica e acelera processos, tornando-os mais seguros e eficientes.
Ou seja, com a crescente digitalização dos negócios, a adoção da assinatura digital se torna cada vez mais relevante para as imobiliárias.
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